ARSIP

Mukadimah

Kegiatan pengelolaan arsip di organisasi baik organisasi pemerintahan maupun swasta semakin dinamis seiring dinamika aktivitas organisasi, seiring dengan perkembangan dan pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran, maka jenis arsip elektronik semakin banyak dihasilkan dan dikelola dalam kegiatan perkantoran

Tulisan ini diharapkan dapat membantu para akademisi atau pelajar yang sedang mencari referensi untuk tugas sekolah atau kuliah dalam memahami tentang pengelolaan arsip konvensional maupun arsip elektronik,  untuk lebih lanjut nya mari kita bahas tentang pengelolaan kearsipan

Setiap organisasi, baik yang pada keuntungan maupun organisasi yang berorientasi tidak berorientasi pada keuntungan, pasti mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi, biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut dengan bagian administrasi, Tata Usaha, Sekretariat dan lain sebagainya,  setiap pekerjaan dan kegiatan diperkantoran memerlukan data dan informasi, salah sumber data adalah Arsip, karena Arsip adalah bukti dan Rakaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan, untuk pengambilan keputusan, arsip diolah baik secara manual dengan komputer menjadi suatu informasi yang siap dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan,  dari penjelasan diatas nampak bahwa peran arsip dalam kegiatan organisasi adalah penting, pengelohan dan penataan arsip kita kenal dengan kearsipan, kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor. 

Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya, informasi yang tertulis atau terekam dalam berbagai media disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. 

Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat surat sedemikian rupa, sehingga surat tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. 

Pada dasarnya arsip merupakan rekaman data dan informasi yang dilakukan manusia dalam berbagai media, ada beberapa alasan mengapa manusia melakukan perekaman informasi antara lain :

1. Alasan pribadi, artinya manusia akan merekam setiap hal yang menurutnya bersifat pribadi dan bermakna bagi kehidupannya
2. Alasan Sosial yang artinya adalah kodrat sebagai mahluk sosial akan mendorong manusia untuk melakukan kegiatan bersama berdasarkan minat yang sama akan suatu hal, baik perorangan maupun sebagai bagian dari organisasi. 
3. Alasan ekomomi, alasan ini akan mendorong seseorang atau perusahaan dan organisasi untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan kegiatannya. 
4. Alasan Hukum, alasan ini biasanya dijadikan dasar oleh pemerintah untuk melindungi serta melayani masyarakat
5. Alasan instrumental, keberadaan sebuah rekaman atau dokumen sengaja dibuat karena fungsi tertentu yang menyertainya. 
6. Tujuan simbolik, dalam artian bahwa dokumen tidak juga memiliki kepentingan praktis tetapi adakalanya kepentingan simbolik contohnya dokumen berupa ijasah merupakan simbol dari keberhasilan seseorang dalam proses pendidikan
7. Pengembangan ilmu pengetahuan, alasan yang paling nyata datang dari dunia akademis, karena penelitian akan mengkomunikasikan hasil penelitiannya kepada masyarakat dalam bentuk artikel pada jurnal ilmiah. 

Berdasarkan undang-undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, disebutkan dalam pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan,  persyaratan tersebut antara lain :

• Andal dalam pengelolaan arsip harus dapat diandalkan oleh lembaga atau organisasi
• Sistematis, sistem pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan penyusutan arsip secara sistematis
• Utuh, sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan control seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta Otoritas pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak
• Menyeluruh, sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip
• Sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria, sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan pelaksanaan kegiatan dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur dan kriteria teknis. 

Selanjutnya akan dijelaskan definisi arsip, membahas kearsipan tentunya tidak lepas dari istilah arsip, secara harafiah istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon yang artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. 

Menurut Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

Selanjutnya ada beberapa konsep terkait dengan kearsipan yaitu

• Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
• Arsip vital  adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus
• Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan Berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan

Mungkin itu penjelasan singkat tentang apa itu arsip yang dapat dijelaskan, masih banyak lagi penjelasan penjelasan yang belum dikutip atau ditulis, lain kesempatan akan ditulis tentang

1. Surat Menjadi Arsip

2. Arti Penting Arsip

3. Asas dalam kearsipan

Semoga referensi ini dapat membantu untuk mengetahui apa itu arsip dan menambah wawasan bagi pembaca dan semoga bermanfaat

Akhir kata

SALAM ARSIP

Daftar pustaka/sumber referensi tulisan

Undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 

Agus Sugiarto, S.Pd., M.M, Teguh Wahyono, S.Kom.M.Cs, Manajemen Kearsipan Modern (dari konvensional ke Basis Komputer), Gave Media (2015 )

Follow

Ariefnurahman78 

https://ukdinsos.blogspot.com

unit kearsipan dinsos blog