ARSIP

Mukadimah

Kegiatan pengelolaan arsip di organisasi baik organisasi pemerintahan maupun swasta semakin dinamis seiring dinamika aktivitas organisasi, seiring dengan perkembangan dan pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran, maka jenis arsip elektronik semakin banyak dihasilkan dan dikelola dalam kegiatan perkantoran

Tulisan ini diharapkan dapat membantu para akademisi atau pelajar yang sedang mencari referensi untuk tugas sekolah atau kuliah dalam memahami tentang pengelolaan arsip konvensional maupun arsip elektronik,  untuk lebih lanjut nya mari kita bahas tentang pengelolaan kearsipan

Setiap organisasi, baik yang pada keuntungan maupun organisasi yang berorientasi tidak berorientasi pada keuntungan, pasti mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi, biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut dengan bagian administrasi, Tata Usaha, Sekretariat dan lain sebagainya,  setiap pekerjaan dan kegiatan diperkantoran memerlukan data dan informasi, salah sumber data adalah Arsip, karena Arsip adalah bukti dan Rakaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan, untuk pengambilan keputusan, arsip diolah baik secara manual dengan komputer menjadi suatu informasi yang siap dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan,  dari penjelasan diatas nampak bahwa peran arsip dalam kegiatan organisasi adalah penting, pengelohan dan penataan arsip kita kenal dengan kearsipan, kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor. 

Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya, informasi yang tertulis atau terekam dalam berbagai media disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. 

Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat surat sedemikian rupa, sehingga surat tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. 

Pada dasarnya arsip merupakan rekaman data dan informasi yang dilakukan manusia dalam berbagai media, ada beberapa alasan mengapa manusia melakukan perekaman informasi antara lain :

1. Alasan pribadi, artinya manusia akan merekam setiap hal yang menurutnya bersifat pribadi dan bermakna bagi kehidupannya
2. Alasan Sosial yang artinya adalah kodrat sebagai mahluk sosial akan mendorong manusia untuk melakukan kegiatan bersama berdasarkan minat yang sama akan suatu hal, baik perorangan maupun sebagai bagian dari organisasi. 
3. Alasan ekomomi, alasan ini akan mendorong seseorang atau perusahaan dan organisasi untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan kegiatannya. 
4. Alasan Hukum, alasan ini biasanya dijadikan dasar oleh pemerintah untuk melindungi serta melayani masyarakat
5. Alasan instrumental, keberadaan sebuah rekaman atau dokumen sengaja dibuat karena fungsi tertentu yang menyertainya. 
6. Tujuan simbolik, dalam artian bahwa dokumen tidak juga memiliki kepentingan praktis tetapi adakalanya kepentingan simbolik contohnya dokumen berupa ijasah merupakan simbol dari keberhasilan seseorang dalam proses pendidikan
7. Pengembangan ilmu pengetahuan, alasan yang paling nyata datang dari dunia akademis, karena penelitian akan mengkomunikasikan hasil penelitiannya kepada masyarakat dalam bentuk artikel pada jurnal ilmiah. 

Berdasarkan undang-undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, disebutkan dalam pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan,  persyaratan tersebut antara lain :

• Andal dalam pengelolaan arsip harus dapat diandalkan oleh lembaga atau organisasi
• Sistematis, sistem pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan penyusutan arsip secara sistematis
• Utuh, sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan control seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta Otoritas pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak
• Menyeluruh, sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip
• Sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria, sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan pelaksanaan kegiatan dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur dan kriteria teknis. 

Selanjutnya akan dijelaskan definisi arsip, membahas kearsipan tentunya tidak lepas dari istilah arsip, secara harafiah istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon yang artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. 

Menurut Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

Selanjutnya ada beberapa konsep terkait dengan kearsipan yaitu

• Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
• Arsip vital  adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus
• Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan Berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan

Mungkin itu penjelasan singkat tentang apa itu arsip yang dapat dijelaskan, masih banyak lagi penjelasan penjelasan yang belum dikutip atau ditulis, lain kesempatan akan ditulis tentang

1. Surat Menjadi Arsip

2. Arti Penting Arsip

3. Asas dalam kearsipan

Semoga referensi ini dapat membantu untuk mengetahui apa itu arsip dan menambah wawasan bagi pembaca dan semoga bermanfaat

Akhir kata

SALAM ARSIP

Daftar pustaka/sumber referensi tulisan

Undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 

Agus Sugiarto, S.Pd., M.M, Teguh Wahyono, S.Kom.M.Cs, Manajemen Kearsipan Modern (dari konvensional ke Basis Komputer), Gave Media (2015 )

Follow

Ariefnurahman78 

https://ukdinsos.blogspot.com

unit kearsipan dinsos blog 

Jangan Sesali Takdir mu

Jangan Kesali Dengan Takdirmu Inna lillahiwa Inna ilayhi raji’un Maksudnya, ‘Sesungguhnya kami adalah kepunyaan Allah dan kepada Allah jualah kami kembali.’ Ini adalah ungkapan istirja’, ucapan yang dilontarkan saat ditimpa musibah, atau mendengar sesuatu musibah yang dihadapi orang lain sebagai tanda mereka yang diuji atau pun teruji ini bersabar dan kembali dalam mengingati Allah SWT. Beberapa minggu ini kita sering mendengar musibah yang menimpa masyarakat muslim di Malaysia dan seluruh dunia. Seperti mana musibah yang telah melanda masyarakat di selatan Turkiye, susulan gempa demi gempa bumi yang berlaku merupakan salah satu ujian besar buat masyarakat di sana. Kehilangan tempat berlindung, kehancuran harta benda, malahan ada yang kehilangan orang tersayang di bawah runtuhan bangunan, semua ini adalah sebahagin daripada musibah besar buat mereka di sana. Kita yang mendengar di sini turut merasakan dukacita masyarakat di sana, dengan segala ruang dan peluang kita semua cuba untuk membantu mereka, dengan doa dan berkongsi harta, juga tenaga yang ada. Namun begitu, sekiranya kita lihat kembali musibah-musibah yang melanda ini, sama ada yang dihadapi orang lain atau mungkin diri kita sendiri, pasti di sana ada hikmah yang tersembunyi yang kadangkala sukar kita temukan. Tetapi itulah takdir yang telah ditentukan, sebagai satu ujian kepada hamba yang beriman. Takdir adalah perkara yang perlu diimani oleh setiap muslim yang beriman kepada qadha’ dan qadar. Seperti mana yang disebutkan dalam sebuah hadith: Diriwayatkan oleh Umar R.A., malaikat Jibril A.S. bertanya kepada Nabi Muhammad SAW “Beritahu akan aku berkenaan dengan iman.” Lalu Baginda SAW bersabda: أَنْ تُؤْمِنَ بِاللَّهِ وَمَلَائِكَتِهِ وَكُتُبِهِ وَرُسُلِهِ وَالْيَوْمِ الْآخِرِ، وَتُؤْمِنَ بِالْقَدَرِ خَيْرِهِ وَشَرِّهِ “Beriman kepada Allah S.W.T, para Malaikat-Nya, Kitab-kitab-Nya, para Rasul-Nya dan Hari Akhirat, serta beriman kepada takdir yang baik dan buruk.” (Hadith Riwayat Muslim) Hadith ini menjelaskan tentang kewajipan untuk beriman dengan qadha’ dan qadar. Dan beriman dengan qadha’ dan qadar adalah menerima segala ketentuan dan ketetapan Allah S.W.T dengan hati yang redha. Namun begitu, bagaimana takdir itu boleh dihadapi dengan penuh redha andai ianya begitu memedihkan? Salahkah sekiranya takdir musibah yang dihadapi diterima dengan tangisan? Adakah kita dilarang menyesali takdir itu? Jadi, inshaa Allah itulah perbincangan kita pada artikel kali ini, jangan salahkan takdir itu… ANTARA DUA TAKDIR Masa tidak pernah menunggu kita dan segala takdir yang telah ditetapkan Ilahi tetap akan terjadi, bukan mengikut perancangan dan kehendak manusia, tetapi kehendak Allah SWT. Seperti mana firman Allah SWT dalam al-Qur’an: إِنَّا كُلَّ شَىْءٍ خَلَقْنَٰهُ بِقَدَرٍ “Sesungguhnya Kami menciptakan tiap-tiap sesuatu menurut takdir yang telah ditentukan.” (Surah al-Qamar:49) Antara dua takdir, takdir yang baik seperti kesenangan, kekayaan, kegembiraan, yang mana dikurniakan rezeki adalah sesuatu dengan senang hati kita menerimanya, tetapi takdir yang sebaliknya iaitu musibah yang menimpa, kematian, kehilangan harta benda, dan lain-lain yang memedihkan hati ini mula menguji keredhaan hati manusia. Sedangkan kedua-dua takdir tersebut datang daripada Tuhan, iaitu Allah SWT. Sama ada takdir itu datang dalam bentuk nikmat atau pun musibah, hakikatnya kedua-duanya perlu kita syukuri dan redhai. Ini kerana kedua-dua takdir tersebut pasti ada hikmah yang tersembunyi buat penerimanya. Seandainya ia datang dalam bentuk kenikmatan seperti murahnya rezeki dengan diberikan kekayaan harta, takdir itu memperuntukkan seseorang itu lebih banyak memberi, berkongsi rezeki sebagai tanda syukurnya dia kepada Tuhannya. Seandainya, takdir datang dalam bentuk ujian, musibah yang menimpa kehilangan harta kekayaan, itu adalah ujian untuk kita melihat hikmah-Nya, sudah tentu manusia tidak dapat lari daripada kesedihan, tetapi kesedihan bukan bererti tidak redha dengan ketentuaan. Kesedihan, tangisan itu adalah sifat fitrah manusia yang tidak dapat kita nafikan. Sedangkan Nabi Muhammad SAW sendiri, mengalirkan air mata saat merasakan kesedihan atas kehilangan, seperti mana yang diceritakan dalam sebuah hadith, yang diriwayatkan oleh Anas bin Malik R.A., beliau berkata ketika putera Rasulullah SAW yang bernama Ibrahim meninggal dunia kerana demam panas baginda telah menangis kerana kesedihan lalu berkata Abdul Rahman bin Auf R.A. kepada Baginda SAW: “Dan engkau pun menangis wahai Rasulullah? Maka sabda Rasulullah SAW: Wahai anak Auf. Sungguhnya ia adalah rahmat. Kemudian Rasulullah bersabda: Bahawasanya mata itu menitiskan air dan hati itu bersedih dan tiada kami sebut melainkan barang yang diredhai oleh Tuhan kami sahaja. Dan sungguhnya kami dengan perpisahan denganmu wahai Ibrahim sedang bersedih.” (Hadith Riwayat Bukhari) Hadith ini ibarat satu pujukab kepada kita tentang tidak mengapa seandainya berita kematian mereka yang tersayang disambut dengan tangisan kerana hati yang berdukacita, dan kesedihan terhadap kehilangan sesuatu yang dikasihi adalah fitrah. Namun begitu, jangan sampai kita meratapi kematian itu, kerana dikhuatiri hilang rasa redha dengan ketentuan Ilahi dalam hati ini. TAKDIR YANG TIDAK ADIL?? Kadangkala manusia mempersoalkan takdir mereka yang diuji dengan kemiskinan dan kepapaan, kerosakan harta benda, kematian dan kehilangan juga kesedihan dan kekecewaan. Perasaan-perasaan ini sebagai respon kepada kekesalan di atas kekurangan yang dirasakan. Namun begitu, di atas kesukaran tersebut, sekiranya dipandang dari sudut mencari hikmah, pasti seseorang itu akan menemukan kebaikan disebaliknya. Janganlah kita mempersoalkan takdir yang telah ditetapkan oleh Allah SWT, bagaimana kita menyatakan keimanan terhadap Tuhan, seandainya takdir yang telah ditetapkan itu kita persoalkan, malahan menyatakan bahawa takdir tersebut adalah tidak adil, menjadi satu perkara yang bersalahan dengan kewajipan kita untuk beriman kepada qadha’ dan qadar. Maka janganlah kita persoalkan keadilan Allah SWT, sedangkan Dialah Tuhan semesta Alam yang Maha Adil lagi Maha Bijaksana. Maka, seharusnya, kita sebagai hamba yang teruji dan diuji ini, menerima musibah tersebut dengan lapang dada, dan sentiasa bersangka baik terhadap Allah SWT. Seperti mana yang diriwayatkan dalam sebuah hadith yang diriwayatkan oleh Jabir R.A., Nabi Muhammad SAW bersabda: لاَ يَمُوتَنَّ أَحَدُكُمْ إِلاَّ وَهُوَ يُحْسِنُ بِاللَّهِ الظَّنَّ “Ketahuilah bahawa seseorang dari kamu tidak akan menemui maut melainkan dia telah bersangka baik kepada Allah SWT.” (Hadith riwayat Muslim) Hadith ini mengajar kita bahawa menjadi satu kewajipan bagi orang-orang mukmin untuk bersangka baik terhadap Allah SWT, malahan dituntut untuk lebih memperbanyakkan bersangka baik kepada Allah SWT saat diuji dengan musibah atau pelbagai ujian. Ini kerana sesuatu ujian yang menimpa itu tidak lain tidak bukan, tanda kasih Allah SWT kepada hamba-hamba-Nya. Malahan ujian itu adalah untuk mendekatkan diri hamba kepada Tuhannya. Firman Allah SWT, maksudnya: “Tidak ada kesusahan (atau bala bencana) yang menimpa (seseorang) melainkan dengan izin Allah; dan sesiapa yang beriman kepada Allah, Allah akan memimpin hatinya (untuk menerima apa yang telah berlaku itu dengan tenang dan sabar); dan (ingatlah), Allah Maha Mengetahui akan tiap-tiap sesuatu.” (Surah At-Taghaabun: 11) BERUSAHA, BERDOA DAN TAWAKKAL UNTUK TAKDIR ITU Sekiranya semua takdir telah ditentukan, bukan bermakna tiada usaha yang perlu dilakukan. Kita malahan digalakkan untuk berusaha, dan juga berdoa kepada-Nya dan menyerahkan segala ketentuan kepada-Nya. Apabila kita berusaha tanpa tawakal itu maknanya, penafian terhadap kuasa Tuhan, seandainya tiada usaha hanyalah bertawakkal maka itu adalah impian kosong yang menjadi angan-angan Oleh itu, usaha itu memerlukan tawakkal, dan tawakkal itu perlukan usaha. Firman Allah SWT: فَإِذا عَزَمتَ فَتَوَكَّل عَلَى اللَّهِ ۚ إِنَّ اللَّهَ يُحِبُّ المُتَوَكِّلينَ “Kemudian apabila engkau telah berazam maka bertawakkalah kepada Allah” (Surah Ali Imran:159) Ayat ini mengajar kita setelah dengan tekad yang kuat, kita berazam dengan menzahirkan ianya dengan usaha, kita berdoa dan meletakkan tawakkal kepada Allah SWT. Tawakkal ialah menyandarkan hati kepada Allah SWT untuk memperoleh pelbagai kemaslahatan dan menghilangkan bahaya dalam urusan dunia mahupun akhirat. Harapan yang kita letakkan kepada Allah SWT adalah harapan bersifat infiniti tiada tamat tempoh atau sandaran. Ini membawa makna harapan tersebut tidak putus asa andai tidak terkabul dan tidak pula kufur seandainya harapan itu terkabul dengan mudahnya. Itulah tawakkal yang sebenarnya sekiranya kita benar-benar meletakkan kepada Allah SWT. Sebagai contoh bagi mereka yang menunggu ketibaan zuriat setelah rumah tangga terbina, pelbagai usaha telah dilakukan dengan berjumpa doktor dan sebagainya, setelah itu kita berdoa agar hajat yang satu ini terkabul, seterusnya kita bertawakkal, di sini keimanan manusia itu diuji, adakah ianya benar-benar meletakkan tawakkalnya kepada Allah SWT dalam penantian menimang cahaya mata. Di sinilah apa yang dimaksudkan dengan sabar dan syukur itu memainkan peranannya. Andai tidak diberi kita tetap bersabar dan andai dikurniakan kita bersyukur atas kurniaan. Oleh itu, jangan kesali dengan takdirmu kerana kamu telah berusaha, berdoa kini letakkan tawakkalmu kepada-Nya kerana dia Maha Mengetahui apa yang terbaik buat hamba-Nya. Apa yang paling penting, untuk dijadikan peringatan kepada kita semua adalah, saat ditimpa musibah itu tanda Allah SWT merindukan rintihan hamba-hamba-Nya. Oleh itu, sebagai hamba yang beriman banyakkanlah berdoa kepada Allah SWT, kerana doa adalah jalan yang paling terbaik untuk kita menyampaikan permintaan dan keinginan kita kepada Allah SWT. Seperti mana yang disebutkan dalam firman Allah SWT: وَقَالَ رَبُّكُمُ ادْعُونِي أَسْتَجِبْ لَكُمْ ۚ إِنَّ الَّذِينَ يَسْتَكْبِرُونَ عَنْ عِبَادَتِي سَيَدْخُلُونَ جَهَنَّمَ دَاخِرِينَ “Dan Tuhan kamu berfirman: "Berdoalah kamu kepadaKu nescaya Aku perkenankan doa permohonan kamu. Sesungguhnya orang-orang yang sombong takbur daripada beribadat dan berdoa kepadaKu, akan masuk neraka Jahannam dalam keadaan hina.” (Surah Ghafir: 60) Ayat ini menjadi bukti bahawa kita diperintahkan untuk berdoa terhadap perkara yang kita hajati untuk diperkenankan. Oleh itu, dalam mencari solusi kepada musibah dan ujian yang dihadapi mintalah kepada Allah SWT agar diberikan petunjuk dalam penyelesaian. Mintalah juga kepada Allah SWT agar dikurniakan ketenangan, dan keredhaan hati agar semua musibah itu dihadapi dengan penuh kekuatan hati. Justeru, jangan kesali takdir itu, kita ada senjata yang lebih kuat untuk menghadapi segala musibah dan ujian ini iaitu DOA. Saya akhiri penulisan ini dengan sebuah hadith yang begitu bermakna dan menunjukkan bahawa kuasa doa itu menjadi senjata kepada kita dalam berhadapan dengan takdir ini. Daripada Ibnu Umar R.A., Nabi SAW bersabda: إِنَّ الدُّعَاءَ يَنْفَعُ مِمَّا نَزَلَ وَمِمَّا لَمْ يَنْزِلْ ، فَعَلَيْكُمْ عِبَادَ اللهِ بِالدُّعَاءِ “Sesungguhnya doa bermanfaat terhadap apa yang telah diturunkan dan apa yang belum diturunkan. Hendaklah kamu berdoa wahai hamba Allah.” (Hadith Riwayat al-Tirmizi) Wallahu a’lam.